¿Cómo pasar documentos a PDF?

El formato PDF es útil para hacer portátil cualquier documento. Al tener un archivo tipo ".pdf" muchas veces resulta más fácil realizar tareas como: enviarlo por correo electrónico, imprimirlo, conservarlo en nuestra computadora, verlo desde un celular o "palm", etc.

Es posible crear un archivo PDF a partir de cualquier documento: de Word (".doc"), de Excel (".xls"), de PowerPoint (".ppt"), imágenes (".jpg", ".gif" o ".png"), páginas web (".html"), etc. Cualquier archivo que puede ser impreso también es posible transformarlo en un PDF. Para esto es necesario instalar una aplicación que genere "PDFs" mediante impresión.

Un programa efectivo y ampliamente recomendable para convertir documentos en archivos ".pdf" es PDFCreator. Esta herramienta es completamente gratuita, muy fácil de utilizar y está disponible en español.

Instalación de PDFCreator

Para descargar PDFCreator hay que visitar la siguiente web: bajar PDFCreator. Una vez tendiendo el programa ".exe" basta con ejecutarlo y hacer "clic" unas cuantas veces en el botón "Siguiente >".

El programa instalador registrará en la computadora una nueva impresora llamada "PDFCreator"; como si se tratase de un nuevo dispositivo físico que hemos conectado a la máquina.

Si se manda a imprimir un documento a esta "impresora virtual" este no aparecerá en una hoja física, sino que se generará un archivo PDF que tendrá el contenido de dicho documento.

Nota: actualmente el programa PDFCreator solo está disponible para el sistema operativo Windows; lamentablemente este no funcionará en Linux, MacOS u otras plataformas.

Ejemplos del uso de PDFCreator

Si se quiere crear un PDF a partir de un documento de Office Word (".doc" o ".docx"), simplemente  hay que mandarlo a imprimir cuando esté acabado. Para esto habrá que hacer "clic" en la opción "Archivo" (de la barra de menús) y seleccionar "Imprimir...".

A continuación nos aparecerá el cuadro de diálogo para impresión, donde se deberá que elegir la impresora llamada "PDFCreator", configurar las otras opciones de impresión (si se necesita) y oprimir el botón "Aceptar".

Posteriormente PDFCreator entrará en acción: mostrándonos otro cuadro de diálogo donde se establecerán las opciones para el archivo PDF que se va a crear; como: "Título del documento", "Fecha de creación", "Autor", etc. Si se desea se pueden indicar estos datos o dejar los que aparecen por omisión,  a continuación oprimir el botón "Guardar".

Nuevamente aparecerá otro diálogo para especificar el nombre y la ubicación del archivo ".pdf" que será generado. Una vez establecidos estos datos hay que oprimir el botón "Guardar".

Finalmente, PDFCreator mostrará el archivo PDF que se acaba de generar, abriendo la aplicación Adobe Reader donde se visualizará el resultado.

Este mismo mecanismo explicado funciona para crear "PDFs" a partir de documentos en otros programas: Office Excel, Office PowerPoint, Office Publisher (".pub"), Open Office, Outlook, CorelDraw (".cdr"), Gimp, etc. Como ya se mencionó, con toda aplicación que tenga la opción "Imprimir" podemos obtener un PDF.

Otro ejemplo concreto es el guardar una página web como un documento ".pdf". De igual forma, hay que mandar a imprimir la página cuando se esté visualizando en el explorador. Haciendo "clic" en la subopción "Imprimir", del menú "Archivo". En el diálogo que aparecerá hay que seleccionar la impresora "PDFCreator"; el proceso que seguirá a continuación es el mismo ya explicado en el caso de un archivo ".doc" (de Word).

Comprobantes de transacciones bancarias

Algo muy útil es poder almacenar en archivos PDF los comprobantes de cobros o pagos que se hacen con transferencias bancarias en línea u operaciones de comercio electrónico. Ya que la mayoría de estos sistemas bancarios "online" son aplicaciones web (programas que se utilizan con cualquier explorador) es posible guardar los comprobantes en un archivo ".pdf", en lugar de imprimirlos en una hoja de papel.

Este procedimiento es el mismo que usamos para pasar a PDF cualquier otro documento o página: mandar a imprimir el comprobante, seleccionar la "impresora virtual" de PDFCreator y guardar el archivo en nuestro disco duro. Así, este ".pdf" puede ser fácilmente enviado por e-mail o archivado.

Modificar archivos PDF creados

Si se cambia el contenido de un documento que anteriormente ha sido transformado en ".pdf"  estos cambios no se reflejarán en el PDF generado; ya que el documento origen (un ".doc", por ejemplo) y el archivo ".pdf" son totalmente independientes. PDFCreator no actualizará por si solo los cambios que se hagan en el documento fuente (en el ".doc") después que se transformó a PDF.

Si se modifica un archivo que se ya ha pasado a PDF, y estos cambios se quieren reflejar en el ".pdf" creado, no quedará otra alternativa que volverlo a generar (imprimirlo nuevamente con PDFCreator); remplazando el PDF antiguo por el nuevo o, en su defecto, guardando el documento con otro nombre para conservar la versión PDF anterior.

El proceso de reimpresión de un PDF es idéntico al llevado acabo cuando se generó por primera vez. Solo que en esta ocasión, al momento de definir el nombre y ubicación del archivo, habrá que confirmar si se quiere sobrescribir el archivo ya existente (en el caso que la nueva versión del archivo ".pdf" tenga el mismo nombre y directorio que el antiguo).

Generar imágenes con PDFCreator

Los archivos PDF muchas veces presentan problemas de portabilidad; ya que muchas personas no tienen instalada en su computadora la aplicación adecuada para poder visualizar documentos ".pdf", y no podrán abrir un PDF que se les haya compartido.

PDFCreator aparte de permitirnos generar archivos "PDFs", también nos ofrece alternativa transformar documentos imprimibles a imágenes que pueden ser visualizadas desde cualquier computadora: ".png", ".jpg", ".bmp", ".tif" y ".pcx".  Así, PDFCreator permite la generación de archivos en otros formatos menos comunes: ".psd" (formato de Phoshop), ".raw" (formato para imágenes de alta calidad), ".ps" ("Postscript"), ".eps" ("Postscript" encapsulado) y ".pcl" (formato para impresoras HP).

Para generar una imagen hay que seguir el mismo procedimiento usado para crear un PDF; solo que, al momento de especificar el nombre y ubicación del archivo, habrá que seleccionar la extensión del formato deseado en el campo "Tipo" ("Archivo PNG (*.png)", "Archivo JPEG (*.jpg)", "Archivo BMP (*.bmp)", etc).

En este caso el resultado no será un documento transformado a PDF, sino una imagen del tipo que se ha elegido (jpg, png, bmp, etc.); que también podrá ser fácilmente almacenada o enviada por correo electrónico.

Solo cabe mencionar que, al igual que ocurre con un PDF creado, si se genera una imagen a partir de un documento y esté es alterado posteriormente, también habrá que volver a imprimir dicha imagen para que los cambios efectuados se reflejen.

Mientras tanto, puede consultar más información referente...

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